หน้าที่สำคัญของข้อมูลอภิพันธุ์ ซึ่งมีมาตั้งแต่ยุคแรกเริ่มในรูปของบัตรรายการ ก็คือการช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสารสนเทศหรือความรู้ที่ตรงกับความต้องการของตนเองได้ จนกระทั่งปัจจุบันที่ทรัพยากรสารสนเทศมีหลายรูปแบบและซับซ้อนมากขึ้น ทำให้ข้อมูลอภิพันธุ์ต้องทำหน้าที่มากกว่าการเป็นบัตรรายการที่ช่วยให้ผู้ใช้เลือกหนังสือจากชั้นเท่านั้น หากยังต้องช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศอีกด้วย จัดกลุ่มตามวัตถุประสงค์ใหญ่ ๆ ได้ 3 หน้าที่หลัก[3] ดังนี้

• การอธิบายและการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศ (resource description and information retrieval)
• การบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ (administration and management of resources)
• การทำงานร่วมกันระหว่างระบบ (interoperability)