โปรแกรมประเภทนี้จะมีการแบ่งเป็นช่องๆ เรียกว่า "เซล"(cell) โดยจะมีการระบุตำแหน่งของเซลเป็นแนวแถว ตั้ง(column) และแถวนอน (row)คือจะเรียกแถวตั้งเป็นตัวอักษร และแถวนอนเป็นตัวเลข เช่น A1 หมายถึงแถวตั้งที่ 1 และแถวนอนที่ 1 สำหรับไมโครซอฟท์ เอ็กเซลได้เพิ่มการเรียกให้ง่ายขึ้นโดยใช้เป็น R1C1 ได้ด้วย

โปรแกรมประเภทนี้ในยุคแรกๆ เมื่อต้องการใช้ฟังก์ชันเช่น File-> save ต้องมีการกดข้อความเข้าไปตามที่ต้องการ แต่พอมาเป็นโลตัส ก็สามารถกดตัวแทนได้เป็น F แทนคำว่า File และ S แทนคำว่า Save ในยุคของไมโครซอฟท์ เอ็กเซลโปรแกรมได้มีการพัฒนาอย่างมาก สามารถใช้คำนวณสูตรยากๆ ทางคณิตศาสตร์ สถิติ สร้างกราฟต่างๆ ใช้กับฐานข้อมูล (Database) เปิดไฟล์ข้อมูลประเภทต่างๆที่ไม่ใช่ .xls หรือแทรกรูปภาพบนตารางได้ สำหรับรายการที่เยี่ยมมากที่ไมโครซอฟเอ็กเซลมีก็คือ ไพว็อทเทเบิ้ล (Pivot Table)