สำนักงานต้องการสำเนาเอกสารมากกว่าหนึ่งชุดในหลายสถานการณ์ โดยปกติแล้วพวกเขาต้องการสำเนาจดหมายโต้ตอบขาออกเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน บางครั้งพวกเขาต้องการเผยแพร่สำเนาเอกสารที่พวกเขาสร้างให้กับผู้มีส่วนได้เสียหลายราย

จนถึงช่วงปลายศตวรรษที่ 18 หากสำนักงานต้องการเก็บสำเนาจดหมายที่ส่งออกไป พนักงานจะต้องเขียนสำเนาด้วยมือ เทคโนโลยีนี้ยังคงแพร่หลายตลอดช่วงศตวรรษที่ 19 เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้ สำนักงานต่างๆ จ้างพนักงานถ่ายเอกสาร หรือที่เรียกว่าผู้คัดลอก ผู้จด และผู้จดบันทึก

ทางเลือกสองสามทางนอกเหนือจากการคัดลอกด้วยมือถูกคิดค้นขึ้นระหว่างกลางศตวรรษที่ 17 ถึงปลายศตวรรษที่ 18 แต่ไม่มีวิธีใดที่มีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อสำนักงาน ในปี ค.ศ. 1780 เจมส์ วัตต์ได้รับสิทธิบัตรสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารจดหมาย ซึ่งเจมส์ วัตต์ผลิตตั้งแต่ปีนั้นเป็นต้นมา เครื่องถ่ายเอกสารจดหมายถูกนำมาใช้ในช่วงต้นทศวรรษที่ 1780 โดยบุคคลเช่นเบนจามิน แฟรงคลิน จอร์จ วอชิงตัน และทอมัส เจฟเฟอร์สัน ในปี ค.ศ. 1785 เจฟเฟอร์สันใช้ทั้งเครื่องพิมพ์แบบอยู่กับที่และแบบพกพาที่ผลิตโดย เจมส์ วัตต์ แอนด์ โค

ในช่วงศตวรรษที่ 19 มีการนำ โฮสต์ของเทคโนโลยีที่แข่งขันกัน มาใช้เพื่อตอบสนองความต้องการในการทำสำเนาในสำนักงาน[5]เทคโนโลยีที่ใช้กันมากที่สุดในปี พ.ศ. 2438 ได้รับการระบุไว้ในคำอธิบายหลักสูตรของ วิทยาลัยธุรกิจนิวยอร์ก ในปี พ.ศ. 2438 ว่าสิ่งสำคัญทั้งหมด จดหมายหรือเอกสารจะถูกคัดลอกลงในสมุดจดหมายหรือ สำเนาคาร์บอน และยังให้คำแนะนำในการใช้ มิมีโอกราฟ และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ ที่ช่วยประหยัดแรงงาน"[6]