หน้าที่หลักของระบบสารสนเทศคือการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีการจัดโครงสร้าง หรือไม่มีการจัดโครงสร้าง แบบจำลองข้อมูลอธิบายข้อมูลแบบมีโครงสร้างสำหรับจัดเก็บในระบบการจัดการข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ โดยปกติมันไม่อธิบายข้อมูลที่ไม่จัดโครงสร้าง เช่น เอกสารของโปรแกรมประมวลผลคำ ข้อความอีเมล ภาพ เสียง หรือวีดิทัศน์

กฎเกณฑ์ของแบบจำลองข้อมูล

จุดมุ่งหมายหลักของแบบจำลองข้อมูลคือสนับสนุนการพัฒนาระบบสารสนเทศโดยจัดเตรียมนิยามและรูปแบบของข้อมูล ตามที่เวสและฟาวเลอร์ (2542) ได้กล่าวว่า "ถ้าสิ่งนี้ได้ทำอย่างสม่ำเสมอในระบบก็จะทำให้ข้อมูลเข้ากันได้ถ้าโครงสร้างข้อมูลเดียวกันถูกใช้สำหรับจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูล จะทำให้ข้อมูลนั้นใช้ร่วมกันได้โดยแอพลิเคชันต่างกัน อย่างไรก็ตามระบบและอินเตอร์เฟซมักมีค่า (การเสียทรัพยากร เช่น เวลา หรือเนื้อที่) มากกว่ามันควรจะเป็น ทั้งในการสร้างการทำงานและการจัดการ มันอาจเป็นตัวจำกัดธุรกิจมากกว่าที่จะสนับสนุน สาเหตุหลักคือ คุณภาพของแบบจำลองข้อมูลที่ใช้ระบบและอินเตอร์เฟซไม่เหมาะสม"